Tổ chức sự kiện là hoạt động có ý nghĩa quan trọng đối với cá nhân, doanh nghiệp và mở ra nhiều cơ hội để quảng bá thương hiệu cũng như thu hút đầu tư. Vậy tổ chức sự kiện là gì và quy trình tổ chức như thế nào là chuyên nghiệp? Cùng tìm hiểu cụ thể qua bài viết sau.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện hay còn gọi là Event, chỉ về quy trình thực hiện những công việc của sự kiện được thành công tốt đẹp. Quy trình tổ chức event được tính từ khi lên ý tưởng và kết thúc. Mục tiêu chính khi tổ chức sự kiện đó là giới thiệu sản phẩm, quảng bá, lễ hội… 

Khi tổ chức event sẽ bao gồm các hoạt động chính như:

• Hoạt động triển lãm, hội chợ thương mại.
• Buổi hòa nhạc, biểu diễn, lễ hội.
• Sự kiện được tổ chức để gây quỹ từ thiện hoặc mục đích giải trí.
• Tổ chức các sự kiện về văn hoá, thể thao của Đảng và Nhà nước.
• Event về giới thiệu, ra mắt, quảng bá thương hiệu và marketing sản phẩm.
• Các sự kiện về kinh doanh, thương mại, chương trình khuyến mãi… 

Vai trò của tổ chức sự kiện

Event có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp và thu hút khách hàng, từ đó đảm bảo công việc kinh doanh được hiệu quả. Dưới đây là những lý do vì sao nên tổ chức sự kiện?

• Thu hút sự quan tâm của khách hàng và giới truyền thông về sản phẩm, từ đó tạo dấu ấn thu hút đối với đối tượng mục tiêu.
• Công cụ để quảng bá các hoạt động về tiếp thị, chiến lược marketing.
• Tạo sự thu hút cho thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ, từ đó tăng doanh thu khi kinh doanh.
• Tác động tới hình ảnh của sản phẩm, dịch vụ hoặc thương hiệu trên thị trường.

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 

Quy trình tổ chức sự kiện gồm 3 giai đoạn: Chuẩn bị, thực hiện và sau sự kiện. Trong đó sẽ có những bước về đưa ra phương án thực hiện hiệu quả và quản trị tài chính sao cho phù hợp với từng quy mô của event.

Giải đoạn chuẩn bị sự kiện

1. Xác định được mục đích

Đầu tiên cần xác định được rõ ràng yêu cầu và mục đích của sự kiện gồm 4 thông tin chính sau:

• Tổng quan sự kiện: Mục đích tổ chức event, số lượng người tham gia (chức vụ, giới tính, công việc…), thời gian tổ chức, địa điểm và thông điệp muốn truyền tải.
• Thông tin về sản phẩm: Tên, công dụng, đặc trưng nổi bật, hình ảnh, đặc điểm của doanh nghiệp và giá thành.
• Chi tiết sự kiện: Concept đầy đủ, chủ đề, tính chất tổ chức event, bố cục chương trình, demo, tặng quà, mini game, hình thức check-in (nhận diện khuôn mặt, quét QR code…)
• Yêu cầu khác: Quà tặng, thiệp mời (hình thức offline hay online), tự chuẩn bị hay có cần quảng bá qua các kênh truyền thông hay không.

2. Lập kế hoạch 

Để tổ chức sự kiện thành công và tốt đẹp, thì việc lập kế hoạch rõ ràng là vô cùng cần thiết. Cụ thể như sau:

• Chọn địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu, có thuận tiện khi di chuyển hay không. 
• Dự trù ngân sách và kinh phí tổ chức event.
• Lên ý tưởng, hồ sơ và nội dung chi tiết.
• Lập kế hoạch tổ chức và tiến hành triển khai.
• Đưa ra tiến độ tổng thể tổ chức.
• Kế hoạch triển khai sự kiện và các hoạt động.
• Nội dung kịch bản dưới dạng mô tả, kích bản viết hoặc kịch bản 2D, 3D. 
• Các sản phẩm sáng tạo nghệ thuật: Múa, âm nhạc, biểu diễn…
• Đưa ra danh sách khách mời cụ thể.
• Lập danh sách nhân sự tham gia gồm: Hậu cần, nhân viên thuyết minh, biểu diễn…
• Danh sách dự trù các yếu tố rủi ro có thể xảy ra gồm: Khách mời không đủ, tài chính, kỹ thuật có sự cố, thời tiết… 
• Lập bảng về timeline, checklist chi tiết về tiến độ của sự kiện.
• Kịch bản về timeline, nội dung chi tiết và lời dẫn của MC chương trình, kịch bản phỏng vấn.
• Hồ sơ xin tài trợ cho sự kiện (nếu có).
• Bảng phân công công việc cho các thành viên trong ekip và các vị trí.

3. Chuẩn bị

• Địa điểm tổ chức sự kiện.
• Thiết kế in ấn, banner, ấn phẩm và quà tặng.
• Thiệp mời gửi tới khách hàng khi tham gia sự kiện.
• Lập danh sách đại biểu tham gia, khách mời, phát biểu.
• Chuẩn bị đầy đủ thiết bị tổ chức event gồm: Âm thanh, ánh sáng, sân khấu, trang trí, decor, khói lạnh, hoa, trang phục… Có thể thuê bên thứ ba cung cấp dịch vụ này để tiết kiệm thời gian.
• Âm nhạc gồm: Nhạc khi đón khách, khi giới thiệu đại biểu tham gia, nhạc chờ, nhạc trong các tiết mục biểu diễn.
• Video trình chiếu nội dung của sự kiện và bố trí nhân viên quay phim, chụp hình. 
• Đầy đủ trang thiết bị gồm: Xe chữa cháy, y tế…
• Chuẩn bị tổ chức tổng duyệt gồm: Khớp kịch bản với MC, khớp nhạc, các tiết mục biểu diễn, hiệu ứng âm thanh, video… 

Giai đoạn thực hiện event

1. Tiến hành setup 

• Lắp đặt khu vực sân khấu, check-in, barrier dẫn đường và boot chụp hình.
• Sân khấu, âm thanh, hiệu ứng, ánh sáng và đầy đủ các thiết bị sự kiện.

2. Đón khách

• Chuẩn bị âm nhạc, ban nhạc và biểu diễn để đón khách.
• Bố trí an ninh phục vụ sự kiện.
• Lễ tân, ban tiếp đón khách mới, hướng dẫn khách check-in và ngồi đúng vị trí.

3. Tổ chức sự kiện

• MC voice off và mời khách ngồi đúng vị trí để tổ chức sự kiện theo đúng quy trình.
• Xử lý các thiết bị sự kiện gồm: Ánh sáng, âm thanh, mic, đèn led khói, hiệu ứng để đảm bảo event được tổ chức theo đúng kịch bản.
• Giám sát và điều phối nhân sự tổ chức sự kiện, thuyết trình.

Giai đoạn sau sự kiện

• Kết thúc sự kiện cần dọn dẹp vật liệu, thiết bị và bàn giao lại mặt bằng.
• Sau đó đánh giá kết quả tổ chức, doanh số, chi phí phát sinh.
• Thu thập thông tin đánh giá của khách hàng.
• Trao quà cho danh sách người tham gia.
• Cuối cùng gửi lời cảm ơn tới khách hàng và nhà tài trợ.

Những lưu ý để tổ chức sự kiện thành công tốt đẹp

Khi nắm rõ những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn tổ chức sự kiện một cách thành công và tốt đẹp nhất:

• Cần lên kế hoạch thật chi tiết trong từng giai đoạn.
• Xử lý về mặt mỹ thuật khi thực hiện các ấn phẩm của sự kiện.
• Chọn kênh quảng bá hiệu quả và tối ưu chi phí nhất.
• Lựa chọn ekip chuyên nghiệp và có kinh nghiệm khi điều phối sự kiện.
• Chọn nhân sự phù hợp để tạo hiệu ứng tốt nhất cho khách hàng tham gia.
• Tìm hiểu chọn nhà cung cấp uy tín và có kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
• Có kế hoạch chi tiết về y tế, rủi ro và bảo vệ trong quá trình tổ chức sự kiện.
• Cần có phương án kịp thời để xử lý các phát sinh có thể xảy ra.

>> Xem thêm: Team building là gì? Địa điểm tổ chức và các hoạt động HOT nhất

Với những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn nắm rõ được kiến thức cơ bản về tổ chức sự kiện về khái niệm, vai trò, mục đích và lên kế hoạch. Qua đó sẽ giúp bạn có cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và thành công hơn mong đợi.