Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi diễn ra buổi hội thảo, đào tạo hay event quan trọng… Cùng tìm hiểu các loại địa điểm được các doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức sự kiện hiện nay và những lưu ý khi tìm kiếm nơi tổ chức event phù hợp nhất qua bài viết sau.

Ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có nhiều ý nghĩa đối với doanh nghiệp. Cụ thể:

• Giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được mục tiêu và yêu cầu của sự kiện. Chẳng hạn, nếu doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện để gắn kết nhân viên với nhau thì nên chọn địa điểm có không gian rộng rãi và gần gũi thiên nhiên. Hoặc nếu gặp gỡ đối tác khách hàng VIP nên chọn các khách sạn sang trọng, resort.
• Tổ chức sự kiện một cách thuận lợi và đạt được thành công. Khi chọn được địa điểm sẽ đảm bảo trang bị đầy đủ tiện nghi và dịch vụ cần thiết cho khâu hậu cần.
• Quảng bá thương hiệu và góp phần nâng cao hình ảnh của doanh nghiệp, gây ấn tượng trong lòng khách hàng, đối tác. 

Địa điểm tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp 

Mỗi địa điểm tổ chức sự kiện sẽ phù hợp với từng nhu cầu của doanh nghiệp. Dưới đây là 5 loại địa điểm làm event được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất hiện nay:

Trung tâm Hội nghị 

Trung tâm Hội nghị có không gian rộng rãi và đầy đủ tiện nghi được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tổ chức sự kiện. Mặc dù loại địa điểm này có chi phí tổ chức cao, nhưng đổi lại đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và được cung cấp đầy đủ trang thiết bị hiện đại.

• Ưu điểm: Trung tâm Hội nghị có không gian thiết kế chuyên nghiệp, đầy đủ cơ sở vật chất và có quy mô lớn phù hợp với nhu cầu tổ chức sự kiện hàng trăm người hoặc hơn.
• Nhược điểm: Chi phí lớn và không phù hợp với các buổi gặp gỡ thân mật hay thảo luận ý kiến.

Tổ chức sự kiện tại khách sạn

Khách sạn là địa điểm tổ chức sự kiện được ưa chuộng hiện nay với đa dạng quy mô từ lớn tới nhỏ tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp. Tổ chức event tại khách sạn doanh nghiệp có thể dựa vào số lượng thành viên và ngân sách để chọn được quy mô phù hợp.

• Ưu điểm: Tổ chức sự kiện tại khách sạn cung cấp đầy đủ về không gian, chỗ ăn và ở theo yêu cầu của doanh nghiệp. Đa dạng các loại hình khách sạn 3 sao, 4 sao hay 5 sao tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Nhược điểm: Chi phí tổ chức cao và có không gian trong nhà không thích hợp khi tổ chức teambuilding.

Địa điểm tổ chức sự kiện ở bảo tàng

Bảo tàng là nơi thường được tổ chức các sự kiện về văn hoá và nghệ thuật. Tại Việt Nam tổ chức sự kiện ở bảo tàng vẫn chưa phổ biến, nhưng sẽ là không gian lý tưởng để diễn ra các event nhỏ như: Hội thảo giới thiệu sách, sự kiện về văn hoá, lịch sử…

• Ưu điểm: Có chi phí tổ chức thấp và phù hợp với sự kiện về văn hoá.
• Nhược điểm: Quy mô nhỏ và giới hạn các loại hình sự kiện.

Tổ chức sự kiện tại sân vận động

Địa điểm tổ chức sự kiện tại sân vận động thường có quy mô hoành tráng với sức chứa lớn và thường sôi động như ra mắt sản phẩm, hội chợ thương mại. Để tổ chức sự kiện ở sân vận động cần chuyên nghiệp trong cách tổ chức, chuẩn bị các khâu và có ngân sách lớn. Sân vận động quốc gia Mỹ Đình (Hà Nội) và sân vận động Quân Khu 7 (Sài Gòn) là hai sân vận động lớn ở nước ta thường diễn ra các sự kiện lớn.

• Ưu điểm: Sức chứa lớn tới hàng nghìn người và được tổ chức chuyên nghiệp với hệ thống âm thanh, ánh sáng hiện đại.
• Nhược điểm: Cần có sự tính toán kỹ lưỡng trước khi tổ chức sự kiện để tránh phí phát sinh lớn ngoài dự kiến.

Tổ chức sự kiện ở ngoài trời

Không gian ngoài trời là sự lựa chọn lý tưởng để tổ chức sự kiện lớn nhỏ về teambuilding, giới thiệu sản phẩm… Ở khu vực Hà Nội, Sài Gòn và các thành phố lớn có nhiều địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời đẹp đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

• Ưu điểm: Có không gian rộng lớn và bầu không khí trong lành, mát mẻ. Tạo sự gần gũi giữa các thành viên với nhau.
• Nhược điểm: Phụ thuộc vào thời tiết và cần tổ chức khâu hậu cần kỹ lưỡng để sự kiện được diễn ra thành công.

Những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với nhu cầu, bạn cũng nên nắm rõ những lưu ý dưới đây:

• Lựa chọn vị trí tổ chức sự kiện phù hợp và đảm bảo các thành viên tham gia thuận tiện khi di chuyển.
• Địa điểm tổ chức sự kiện cần có dịch vụ chuyên nghiệp và cung cấp đầy đủ hệ thống âm thanh, ánh sáng, máy chiếu… 
• Xác định quy mô tổ chức sự kiện có phù hợp với nhu cầu hay không.
• Cân nhắc về mức độ hỗ trợ từ đội ngũ nhân viên có phù hợp với sự kiện hay không.

Với những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp quý doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được cho mình địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp nhất với nhu cầu và ngân sách. Tham khảo Kinh nghiệm lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp