Dịch vụ tổ chức sự kiện có vai trò setup toàn bộ event theo quy trình chuyên nghiệp để quảng bá thương hiệu và dịch vụ của khách hàng. Vậy tổ chức sự kiện là gì và làm thế nào để chọn được đơn vị làm sự kiện uy tín, chuyên nghiệp? Cùng đi tìm câu trả lời qua bài viết sau.

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là công việc được sắp xếp theo kế hoạch gồm đầy đủ các khâu từ chuẩn bị cho tới kết thúc event. Trong sự kiện sẽ bao gồm nhiều hoạt động như: Hội thảo, hội nghị, khai trương, ca nhạc, gameshow… 

Dịch vụ tổ chức sự kiện là đơn vị hoặc công ty có trách nhiệm tổ chức sự kiện theo yêu cầu của khách hàng. Cụ thể bên dịch vụ sẽ thực hiện toàn bộ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch và sát sao trong toàn bộ quá trình sự kiện diễn ra. Thông qua dịch vụ tổ chức mà sự kiện được tổ chức thành công và truyền tải được thông điệp cũng như tiếp cận được khách hàng một cách hiệu quả.

Tiêu chí lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để tổ chức sự kiện thành công và đạt được mục tiêu đề ra, các công ty/doanh nghiệp cũng cần nắm rõ các tiêu chí khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dưới đây:

Có kinh nghiệm và năng lực chuyên môn

Tiêu chí đầu tiên của một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần có đó là kinh nghiệm về chuyên môn. Chất lượng và kết quả từ những sự kiện đơn vị từng tổ chức trước đó sẽ là “thước đo” để phản ánh được năng lực của bên dịch vụ làm sự kiện. Vì vậy, khi lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện các doanh nghiệp cần tìm hiểu cũng như xác minh về hồ sơ của bên dịch vụ cũng như đội ngũ nhân viên.

Lĩnh vực chuyên môn của bên tổ chức sự kiện

Nên lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện có chuyên môn về lĩnh vực mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Vì nếu đơn vị làm sự kiện lâu năm, chuyên nghiệp nhưng lại có chuyên môn không phù hợp với doanh nghiệp sẽ rất khó đạt được mục tiêu. Thông thường thì các bên làm sự kiện sẽ cung cấp đầy đủ các loại hình dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng, tuy nhiên việc tìm hiểu về lĩnh vực chuyên môn sẽ giúp doanh nghiệp chọn được đơn vị phù hợp nhất.

Có mối quan hệ với chính quyền và đơn vị truyền thông

Nhiều chương trình sự kiện khi tổ chức cần có quyết định từ cơ quan chính quyền và đơn vị truyền thông. Ví dụ: Nếu tổ chức sự kiện về ca nhạc ở phố đi bộ Hồ Gươm (Hà Nội), thì cần phải làm thủ tục để xin giấy phép từ chính quyền của quận nơi tổ chức.

Do đó, nếu chọn đơn vị tổ chức sự kiện có mối quan hệ với chính quyền sẽ đảm bảo cho việc cấp phép được nhanh chóng và thuận lợi hơn. Dịch vụ tổ chức sự kiện có quan hệ với các cơ quan truyền thông như báo, đài cũng đảm bảo cho việc quảng bá sự kiện được dễ dàng hơn.

Phong cách làm việc của bên tổ chức sự kiện

Phong cách làm việc rất quan trọng đối với bất kỳ đơn vị tổ chức sự kiện nào. Chắc chắn bên dịch vụ làm sự kiện có phong cách làm việc chuyên nghiệp, đầy đủ kịch bản và tuân thủ theo đúng thời gian do doanh nghiệp yêu cầu… sẽ giúp event được tổ chức thành công tốt đẹp. Ngược lại nếu bên tổ chức sự kiện có phong cách làm việc thiếu chuyên nghiệp và không có quy trình rõ ràng, sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ tới kết quả của sự kiện.

Các dịch vụ do đơn vị tổ chức sự kiện cung cấp

Quy trình tổ chức sự kiện bao gồm nhiều công đoạn khác nhau: Từ thiết kế, lắp đặt sân khấu cho tới chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng… Vì vậy, đòi hỏi bên dịch vụ tổ chức sự kiện cần cung cấp đầy đủ những yêu cầu cần có và kiểm soát quá trình chuẩn bị để tổ chức sự kiện thành công.

Xem thêm: 5 loại địa điểm tổ chức sự kiện được các doanh nghiệp ưa chuộng

Dịch vụ tổ chức sự kiện là thành phần quan trọng làm nên thành công của sự kiện và giúp doanh nghiệp thực hiện được mục tiêu quảng bá sản phẩm tới khách hàng tiềm năng. Hy vọng với những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về ngành tổ chức sự kiện và lựa chọn được đơn vị uy tín, chuyên nghiệp nhất.

Phương Nga