Tổ chức sự kiện khai trương có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp, không chỉ giới thiệu thương hiệu với khách hàng mà còn có giá trị về phong thủy. Để tổ chức buổi lễ khai trương được thành công tốt đẹp, thì việc lên kịch bản là vô cùng cần thiết và nếu bạn đang quan tâm tới vấn đề này thì hãy cùng tham khảo chi tiết qua bài viết sau đây.

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương

Để tổ chức buổi lễ khai trương được long trọng và thành công tốt đẹp, bạn cũng cần nắm rõ những kinh nghiệm dưới đây:

Thời điểm tổ chức buổi khai trương

Một trong những lưu ý quan trọng khi tổ chức sự kiện khai trương đó chính là lựa chọn thời điểm phù hợp. Cụ thể là nên chọn ngày tốt theo lịch tránh những ngày xấu và không được xung khắc với bản mệnh của gia chủ. Bên cạnh đó, khi tổ chức buổi khai trương bạn cũng cần cân nhắc các yếu tố về: Thời tiết, lịch trình của khách mời, tránh ngày lễ, chất lượng âm thanh và địa điểm phù hợp.

Đối tượng khách mời khai trương

Xác định khách mời tham gia sự kiện là nhân viên, đối tác hay khách hàng… Căn cứ vào đối tượng khách mời bạn có thể xác định được thời gian tổ chức sự kiện sao cho phù hợp. Cụ thể nếu khách mời là nhân viên làm giờ hành chính, thì nên chọn ngày cuối tuần để tổ chức. Còn nếu khách mời là chủ doanh nghiệp không bị phụ thuộc thời gian thì bạn sẽ dễ dàng bố trí ngày tổ chức sự kiện hơn.

Địa điểm tổ chức sự kiện khai trương

Tổ chức sự kiện khai trương thì việc lựa chọn địa điểm cũng rất quan trọng để làm lên thành công. Nên chọn địa điểm đáp ứng được các tiêu chí về an toàn, tiện ích và có không gian phù hợp với khách mời. Trường hợp tổ chức buổi khai trương nội bộ, thì có thể chọn địa điểm là phòng họp. Nếu buổi khai trương có quy mô lớn, nên chọn trung tâm hội nghị hay khách sạn.

Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp

Việc lên kịch bản sự kiện khai trương có vai trò rất quan trọng, dưới đây là gợi ý mà bạn có thể tham khảo:

Chuẩn bị đầy đủ trước ngày khai trương

Cần có sự chuẩn bị đầy đủ về kịch bản cho buổi khai trương bao gồm:

• Danh sách số lượng khách mời gồm những ai.
• Tiến hành khảo sát về địa điểm tổ chức buổi khai trương.
• Thiết kế và vẽ sơ đồ về khu vực tổ chức buổi lễ, thư mời, sân khấu, lễ tân… 
• Tiến hành in ấn và phát thiệp mời tới khách.
• Xin giấy phép thuê địa điểm của cơ quan chức năng (nếu có), giấy phép treo quảng cáo… 

Thi công và tiến hành dàn dựng buổi khai trương

• Khu vực bên ngoài sự kiện: Treo cờ phướn, banner, cờ lưu ở quanh khu vực tổ chức.
• Khu vực cổng chào: Lắp đặt cổng chài, thảm đỏ, cây cảnh và hoa trang trí.
• Khu vực tổ chức lễ: Lắp sân khấu, bạt, thảm trải, backdrop, bàn tiếp tân, trang trí…
• Khu vực khai trương: Tại khu vực này cần treo băng khánh thành và cột barie… 
• Khu vực tiệc: Gồm có bàn ghế, quầy teabreak… 

Tiến hành tổ chức sự kiện khai trương

Đây là bước chính của buổi tổ chức sự kiện khai trương và bao gồm các công đoạn sau:

Chào đón khách mời

• Bố trí nhân sự đón tiếp khách mời từ cổng và hướng dẫn khách tới vị trí đậu xe, sau đó tặng quà. 
• Màn hình LCD sẽ hiển thị đầy đủ những hình ảnh về đối tác và doanh nghiệp trong suốt sự kiện.
• Tiếp theo là đội múa lân chào đón khách mời từ cổng vào trong sân khấu.
• Kiểm tra các khâu chuẩn bị sự kiện, thử micro, âm thanh và ánh sáng…
• Điểm danh lại khách mời và xác nhận đã đủ hay chưa.

Tiết mục biểu diễn văn nghệ

Tiết mục chính để thu hút khách mới trong buổi khai trương là biểu diễn văn nghệ. MC sẽ ổn định khách mời và công bố lý do buổi khai trương. Sau đó đội múa lân mở màn để chúc mừng và biểu diễn ca hát, nhảy múa để khuấy động chương trình.

Khai mạc buổi lễ

MC sẽ giới thiệu về thành phần đại biểu, khách mời tham gia buổi khai trương. Sau đó ban lãnh đạo đại diện của doanh nghiệp sẽ phát biển và cảm nghĩ từ những lời chúc mừng.

Cắt băng khai trương

• MC sẽ mời lãnh đạo doanh nghiệp cắt băng khai trương và sẽ có pháo hoa hoặc bong bóng nổ. 
• Sau đó đại biểu sẽ lên mở sâm panh và cắt bánh mời khách dùng.
• MC giới thiệu về dịch vụ của doanh nghiệp và mời các khách mời tham gia trải nghiệm. Cuối cùng là ăn bữa tiệc nhẹ.

Kết thúc buổi lễ

• Chụp hình với khách mời và đối tác.
• Sắp xếp nhân sự đưa tiễn khách.
• Tặng quà cho khách mời để gây ấn tượng cũng như lấy được tiện cảm tốt.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì? Tiêu chí lựa chọn đơn vị làm sự kiện chuyên nghiệp

Trên đây là những thông tin chia sẻ về kịch bản tổ chức sự kiện khai trương chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo, hy vọng sẽ giúp bạn tổ chức buổi khai trương thành công hơn mong đợi!

Phương Nga