Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn với tính chuyên nghiệp cao và tiết kiệm thời gian hiệu quả. Với những chia sẻ kinh nghiệm dưới đây sẽ giúp bạn chọn được đơn vị tổ chức sự kiện từ A đến Z uy tín, chuyên nghiệp nhất.

Vì sao nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói?

Sự kiện (event) là hoạt động được doanh nghiệp tổ chức với ý nghĩa truyền tải những thông điệp hay giới thiệu sản phẩm dịch vụ tới khách mời tham gia. Tổ chức sự kiện trọn gói là dịch vụ bao gồm từ việc lên ý tưởng cho tới khi kết thúc sự kiện được thành công.

Thông thường những hoạt động sử dụng dịch vụ sự kiện trọn gói bao gồm: Chuyên đề, hội thảo, sự kiện, tất niên cuối năm, khánh thành, lễ khởi công… Dưới đây là những lý do vì sao nên chọn tổ chức sự kiện trọn gói:

• • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Khi giao phó toàn bộ sự kiện cho bên tổ chức sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời và tập trung tốt hơn vào công việc. Với dịch vụ sự kiện trọn gói còn tối ưu được các khoản chi phí phát sinh không đáng có, vì bên làm event có kinh nghiệm lâu năm trong việc tổ chức sự kiện nên sẽ ít khi gặp rủi ro.
  • Đa dạng dịch vụ theo nhu cầu: Công ty tổ chức sự kiện thường đa dạng dịch vụ các gói sự kiện đáp ứng theo nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, khi lựa chọn tổ chức sự kiện trọn gói doanh nghiệp sẽ dễ dàng lựa chọn được cho mình dịch vụ phù hợp nhất.

• Giảm thiểu rủi ro nếu có: Khi sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bạn sẽ được hỗ trợ từ A đến Z toàn bộ các khâu từ lên ý tưởng tới nhân viên, trang thiết bị… Vì vậy sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những rủi ro không đáng có trong quá trình tổ chức sự kiện.

Cách lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp

Khi lựa chọn được dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói phù hợp sẽ đảm bảo thành công tốt đẹp. Dưới đây là kinh nghiệm hữu ích giúp doanh nghiệp chọn được đơn vị tổ chức sự kiện phù hợp nhất:

Xác định mục tiêu sự kiện: Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục đích tổ chức sự kiện là gì, qua đó sẽ dễ dàng tìm kiếm được đơn vị tổ chức event phù hợp.

Tìm hiểu đơn vị tổ chức: Dành thời gian tìm hiểu về bên dịch vụ làm sự kiện trọn gói theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp. Có thể tham khảo thông tin trên các trang website online, đánh giá từ những khách hàng đã sử dụng trước đó hay thông qua các dự án đã thực hiện… Khi đó sẽ dễ dàng đánh giá được chất lượng và trình độ chuyên môn của bên làm sự kiện.

Xác định ngân sách tổ chức: Lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói bạn cũng nên xác định ngân sách tổ chức như thế nào và trao đối với bên đối tác để được tư vấn cụ thể.

Đánh giá kinh nghiệm: Nên tìm hiểu về kinh nghiệm cùng kiến thức của đội ngũ nhân viên bên làm sự kiện xem có đảm bảo được các yêu cầu của doanh nghiệp đưa ra hay không.

Tham khảo ý tưởng tổ chức: Hãy dành thời gian để thảo luận với bên đối tác về ý tưởng tổ chức sự kiện xem có phù hợp với yêu cầu hay không. Điều đó sẽ đảm bảo được sự kiện ấn tượng và có những ý tưởng mới lạ, độc đáo nhất.

Xem hợp đồng: Sau khi lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện, bạn cũng nên xem xét kỹ lưỡng về hợp đồng gồm: Ngày tổ chức, báo giá, các điều khoản kèm theo dịch vụ…

Tham khảo thông tin phản hồi: Tổ chức sự kiện trọn gói phía doanh nghiệp cũng nên dành thời gian để tìm hiểu những thông tin đánh giá của khách hàng trước đó về bên làm sự kiện. 

Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói bao nhiêu?

Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Cụ thể:

• Chi phí về địa điểm tổ chức: Tùy theo địa điểm tổ chức là hội trường, khách sạn, công viên… sẽ có báo giá khác nhau. Để tối ưu chi phí khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thuận tiện khi đi lại, có bãi đậu xe và không gian phù hợp với chương trình.
• Chi phí thiết bị sự kiện: Chi phí về bàn ghế, trang thiết bị âm thanh… dao động khoảng 40 – 60%. 
• Chi phí thuê nhân sự: Đội ngũ nhân sự làm sự kiện gồm: MC, PB, PG, ca sĩ… Bên doanh nghiệp có thể tự lựa chọn nhân sự nội bộ hoặc thuê dịch vụ bên ngoài.
• Chi phí quản lý sự kiện: Chính là phí nhân sự kiểm soát toàn bộ sự kiện được tổ chức theo đúng tiến độ trong kịch bản và tránh được các rủi ro không đáng có.

Xem thêm: Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương hoành tráng và ấn tượng

Nắm rõ những kinh nghiệm hữu ích ở trên sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn được đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín và chuyên nghiệp nhất, điều đó sẽ góp phần buổi lễ thành công tốt đẹp nhất.

Phương Nga