Du lịch gặp gỡ là một hình thức của du lịch Mice được áp dụng phổ biến hiện nay. Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức sự kiện gặp gỡ, nhưng vẫn chưa nắm rõ thông tin về đặc điểm, lợi ích và quy trình tổ chức, thì hãy cùng tham khảo chi tiết trong bài viết sau. 

Du lịch gặp gỡ là gì?

Du lịch gặp gỡ (Meeting tour) là một hình thức của du lịch Mice kết hợp giữa hội thảo và hội nghị. Cụ thể đối với loại hình du lịch này các khách mời tham gia sẽ được tìm hiểu thông tin về sản phẩm và xác định được nhu cầu. Thông qua đó sẽ dễ dàng đưa ra được những đánh giá giúp cho sản phẩm được hoàn thiện nhất.

Meeting tour gồm có 2 loại hình:

• Association Meeting: Được tổ chức với quy mô lớn từ 50 – 200 người tham gia. Hoạt động chính là tổ chức buổi trao đổi, gặp gỡ giữa các thành viên có cùng mối quan tâm hay nhu cầu.
• Corporate Meeting: Hình thức này được tổ chức có quy mô nhỏ hơn so với Association Meeting và thường mang tính chất trong nội bộ của doanh nghiệp. Corporate Meeting gồm trao đổi thông tin nội bộ doanh nghiệp, tổ chức hội thảo khen thưởng, hội thảo về đầu tư giữa các công ty với nhau.

Lợi ích của hoạt động du lịch gặp gỡ

Bản chất của du lịch gặp gỡ là tour du lịch kết hợp với hội thảo, hội nghị ra mắt sản phẩm mới mà doanh nghiệp đang tìm kiếm hoặc gặp gỡ đối tác, khách hàng để mở rộng thị trường. Meeting tour là loại hình du lịch cao cấp có những đặc điểm riêng và thông thường khách hàng là các nhà nghiên cứu, nhà khoa học, thương gia, doanh nhân hay những người có thu nhập cao trong nghề. Đặc biệt là họ có khả năng chi trả được chi phí lớn cho sự kiện tổ chức.

Meeting tour mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và cá nhân như: Tăng cường sự hợp tác và giao lưu với đối tác. Đó cũng là cơ hội để trao đổi, gặp gỡ giữa các cá nhân với nhau trong môi trường sáng tạo. Mục đích là nâng cao sự hiểu biết và mở rộng mối quan hệ, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc cũng như thư giãn tinh thần.

Du lịch gặp gỡ cũng là dịp để các tổ chức, cá nhân trải nghiệm khám phá những địa điểm mới. Từ đó nâng cao kiến thức về chuyên môn, trau dồi kỹ năng và có những kỉ niệm đáng nhớ nhất từ chuyến đi.

Đặc điểm nổi bật của du lịch gặp gỡ

Dưới đây là những đặc điểm của du lịch gặp gỡ mà bạn có thể tham khảo: 

• Đối tượng tham gia: Khách hàng của Meeting tour thường là những người có vị thế quan trọng trong một lĩnh vực hay ngành nghề nào đó. Cụ thể họ là người có khả năng tài chính tốt và sẵn sàng chi trả mức chi phí lớn. Số lượng thành viên tham gia Meeting tour từ 50 – 1500 người.
• Thời gian tổ chức: Meeting tour có thời gian tổ chức tùy theo từng chiến lược, cũng như nhu cầu của doanh nghiệp. Nhìn chung có thể tổ chức Meeting tour vào bất kỳ thời gian nào trong năm.
• Địa điểm tổ chức: Hình thức Meeting tour thường được tổ chức ở các khách sạn 3 – 5 sao, trung tâm hội nghị có diện tích rộng lớn thích hợp cho đông thành viên tham gia. Bên cạnh đó các địa điểm được lựa chọn tổ chức sự kiện có vị trí ở trung tâm thuận tiện đi lại.
• Dịch vụ tổ chức: Tour du lịch gặp gỡ bao gồm nhiều dịch vụ gồm: Tặng quà, hỗ trợ các kênh marketing, tổ chức sự kiện, miễn phí vé tham quan…

Đối tượng của du lịch gặp gỡ là ai?

Đối tượng của du lịch gặp gỡ là những người có địa vị hay nói đơn giản là khách VIP có thu nhập cao và tầm ảnh hưởng lớn. Sự khác biệt giữa du lịch gặp gỡ và hình thức du lịch thông thường đó là, có số lượng thành viên tham gia đông từ vài chục lên tới hàng trăm người.

Meeting tour mang lại nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp trong việc tìm kiếm đối tác, cơ hội đầu tư và kinh doanh hiệu quả. Do đó, loại hình du lịch này đang rất phát triển tại nhiều quốc gia trên thế giới và có nhiều ưu điểm nổi bật hơn với hình thức du lịch cá nhân hay theo nhóm.

Quy trình tổ chức tour du lịch gặp gỡ chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức tour du lịch gặp gỡ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và chi phí

Đầu tiên cần xác định được mục tiêu tổ chức Meeting tour là gì sau khi sự kiện kết thúc. Chẳng hạn như: Quảng cáo thương hiệu, tăng doanh số bán hàng… Bên cạnh đó bạn cũng cần xác định được các tiêu chí về thời gian tổ chức, số lượng thành viên tham gia bao nhiêu người.

Ngân sách là yếu tố hàng đầu khi tổ chức bất kỳ sự kiện nào, vì ảnh hưởng tới việc lựa chọn địa điểm cũng như các hoạt động, dịch vụ đi kèm. Do đó cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố này để tổ chức Meeting tour đạt mục tiêu và có ngân sách hợp lý.

Bước 2: Khảo sát, lựa chọn địa điểm

Khi đã xác định được ngân sách và mục tiêu, bước tiếp theo bạn cần khảo sát để chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Cụ thể gồm các yếu tố về: Tiện ích, vị trí, cơ sở vật chất… Những địa điểm được ưa chuộng để tổ chức sự kiện gồm: Hà Nội, Hạ Long, Nha Trang, Đà Nẵng, Phú Quốc… 

Bước 3: Lên lịch trình sự kiện và điều phối nhân sự

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện một cách chi tiết về các hoạt động và bố trí thời gian phù hợp với mục tiêu, đảm bảo sự thoải mái cho các thành viên tham gia. 

Khi đã có kế hoạch sơ bộ, cần điều phối nhân sự cho từng phần trong sự kiện. Cụ thể gồm: Nhân viên tiếp đón ở sân bay, MC, quản lý tại khách sạn, các hoạt động teambuilding được tổ chức… 

Bước 4: Triển khai tổ chức sự kiện theo kế hoạch

Để tổ chức du lịch gặp gỡ thành công và chuyên nghiệp, thì việc phối hợp các hoạt động của sự kiện là rất cần thiết. Cụ thể gồm: Chuẩn bị, lên lịch trình, vận hành thực tế để tổ chức sự kiện được thuận lợi, hạn chế sự cố và có phương án dự phòng tốt nhất.

Xem thêm: Du lịch Mice là gì và có lợi ích gì đối với doanh nghiệp?

Trên đây là toàn bộ thông tin về hình thức du lịch gặp gỡ, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn thêm một loại hình mới của du lịch Mice. Qua đó bạn sẽ có những thông tin hữu ích nhất khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho công ty của mình được chuyên nghiệp nhất.

Phương Nga