Du lịch hội thảo là một loại hình của du lịch MICE được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay. Vậy du lịch hội thảo khác biệt gì so với những loại hình còn lại và cách tổ chức như thế nào chuyên nghiệp nhất? Cùng tham khảo chi tiết qua bài viết sau.

Du lịch hội thảo là gì?

Du lịch hội thảo được doanh nghiệp tổ chức thường niên để duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ và thu hút những khách hàng tiềm năng. Hoạt động chính của hội thảo có thể là chia sẻ kiến thức, bàn về vấn đề thực tiễn, thăm dò ý kiến từ khách hàng… Hoạt động hội thảo được tổ chức để giao lưu, gặp gỡ và nâng cao giá trị về hình ảnh của doanh nghiệp.

Quy mô tổ chức hội thảo từ 300 – 1500 người. Thời gian tổ chức hội thảo có thể là 1 – 2 ngày hoặc kéo dài hàng tuần.

Đặc điểm của loại hình du lịch hội thảo

Quy mô người tham gia dự động, chi phí cao, địa điểm tổ chức sang trọng và mang lại nhiều tiềm năng phát triển cho doanh nghiệp là những đặc điểm của loại hình du lịch hội thảo. Cùng tìm hiểu cụ thể dưới đây:

– Thành viên tham gia: Là đại diện của các doanh nghiệp, thành viên nội bộ, khách mời VIP, khách hàng. Đối tượng tham gia hội thảo là những người có địa vị và thu nhập cao, vì vậy cần có chất lượng tổ chức tốt.

– Số lượng khách hàng: Thành viên tham gia hội thảo đông từ vài chục đến vài trăm người tùy theo từng quy mô.

– Chi phí: Du lịch hội thảo có chi phí cao hơn so với các loại hình du lịch khác và chất lượng dịch vụ tốt.

– Địa điểm: Thường được tổ chức tại các resort, khách sạn sang trọng và cao cấp, với đầy đủ tiện nghi hiện đại.

– Tiềm năng phát triển doanh nghiệp: Du lịch hội thảo mang tới nhiều cơ hội về hợp tác và đầu tư cho các doanh nghiệp. Tổ chức hội thảo là dịp để khách hàng tìm hiểu về dịch vụ và sản phẩm mới của doanh nghiệp, từ đó sẽ đưa ra quyết định hợp tác phù hợp.

Các hình thức du lịch hội thảo phổ biến hiện nay

Tuỳ theo vào mục đích của hội thảo sẽ được phân thành 3 hình thức phổ biến dưới đây:

– Hội thảo tri ân khách hàng: Do doanh nghiệp tổ chức thường niên với khách hàng thân thiết hay đối tác. Tổ chức các hoạt động tri ân và cảm ơn khách hàng đã sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp. Thông qua hội thảo sẽ thúc đẩy mối quan hệ phát triển giữa doanh nghiệp và khách hàng, bên đó sẽ thu hút thêm những khách hàng mới.

– Hội thảo ra mắt sản phẩm: Hội thảo ra mắt sản phẩm mới tới khách hàng, đối tác và tạo nhận thức về thương hiệu cũng như hiệu ứng về truyền thông.

– Hội thảo tổng kết cuối năm: Là hoạt động thường niên có tính chất nội bộ của doanh nghiệp. Trong hội thảo sẽ tổng kết, báo cáo tình hình kinh doanh và đưa ra bài học kinh nghiệm. Đây cũng là dịp ban lãnh đạo doanh nghiệp thể hiện sự tri ân với nhân viên. 

Ngoài ra, còn có các hình thức hội thảo phổ biến khác như: Hội thảo khoa học, Workshop, hội thảo du học, tập huấn, hội thảo chuyên đề – chuyên môn.

Quy trình tổ chức du lịch hội thảo chuyên nghiệp

Vậy quy trình tổ chức du lịch hội thảo như thế nào? Cùng tìm hiểu cụ thể dưới đây:

Bước 1: Xác định chủ đề của hội thảo

Để lên kế hoạch và xây dựng nội dung hoạt động hội thảo phù hợp, trước hết cần xác định được chủ đề chính xác. Qua đó bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch tổ chức hội thảo một cách đầy đủ và chuyên nghiệp nhất.

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức hội thảo

Kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo sẽ bao gồm các nội dung sau:

– Mục đích và mục tiêu cần đạt được.

– Nội dung trong buổi hội thảo gồm những gì?

– Thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo ở đâu?

– Khách mời tham gia gồm những ai?

– Dự trù được kinh phí tổ chức hội thảo

– Đơn vị tổ chức hội thảo

– Các chương trình được tổ chức

Khi xác định được những tiêu chí ở trên, bạn sẽ bắt đầu lập kế hoạch tổ chức hội thảo sơ bộ. Đối với nội dung kịch bản cần thể hiện được những điểm nổi bật và toàn bộ diễn biến của hội thảo.

Bước 3: Chuẩn bị cho hội thảo

Để tổ chức buổi hội thảo ấn tượng nhất, bạn cũng cần có sự chuẩn bị như sau:

– Bố trí không gian tổ chức sang trọng và phù hợp với nội dung của buổi hội thảo.

– Trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết đảm bảo cho các hoạt động của hội thảo.

– Trang thiết bị hiện đại như âm thanh và ánh sáng.

– Có khẩu hiệu chào mừng được treo ở nơi đón tiếp khách mời tham gia.

– Toàn bộ banner, logo phải thể hiện được nội dung của hội thảo và nhận diện được thương hiệu của doanh nghiệp.

– Chuẩn bị tài liệu về nội dung có liên quan tới hội thảo, băng đĩa để ghi hình và quảng cáo.

– Trưng bày sản phẩm để giới thiệu tới khách hàng.

– Phát thư mời tham gia hội thảo cho tất cả các khách hàng.

Bước 4: Tổ chức hội thảo

– Bắt đầu tổ chức các hoạt động trong hội thảo.

– Đón tiếp khách mời tham gia hội thảo.

– Khai mạc hội thảo và thực hiện các bước theo kịch bản.

Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo

– Cuối cùng bế mạc chương trình hội thảo, tặng quà lưu niệm và ghi biên bản hội thảo. 

– Sau đó sẽ thông báo kết luận về hội thảo và đánh giá kết quả.

Kinh nghiệm tổ chức du lịch hội thảo

Để tổ chức du lịch hội thảo thành công, bạn cũng nên nắm rõ những kinh nghiệm dưới đây:

– Cần lên kế hoạch cho chương trình thật kỹ lưỡng và thể hiện được mục đích cũng như thông điệp của chương trình.

– Mời khách mời là các chuyên gia, nhà quản lý, nhà nghiên cứu để tạo uy tín và tin tưởng cho chương trình hội thảo.

– Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp và đáp ứng được quy mô của buổi hội thảo. Nên tìm hiểu các yếu tố về màn chiếu, ánh sáng, sân khấu và âm thanh để dự trù chi phí.

– Thu thập thông tin từ khách mời tham gia hội thảo để tìm kiếm những khách hàng tiềm năng. Có thể lựa chọn các hình thức như: Đăng ký email, thẻ thành viên, điền vào form… 

– Truyền thông cho sự kiện về buổi hội thảo để được nhiều người biết đến và thời gian tốt nhất để thực hiện là trước 1 – 2 tuần khi diễn ra.

Trên đây là những thông tin về du lịch hội thảo, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại hình này và có kinh nghiệm tổ chức một cách hiệu quả, chuyên nghiệp nhất.

Phương Nga