Nhu cầu về những trung tâm tổ chức sự kiện ngày càng lớn, đặc biệt là khi các doanh nghiệp muốn đẩy mạnh về truyền thông để quảng bá sản phẩm tới khách hàng. Để tổ chức sự kiện thành công, thì việc lựa chọn trung tâm uy tín là vô cùng cần thiết. Với những chia sẻ kinh nghiệm hữu ích dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng chọn được đơn vị làm event chuyên nghiệp nhất.

Trung tâm tổ chức sự kiện là gì?

Trung tâm tổ chức sự kiện là địa điểm được chọn để tổ chức các loại hình sự kiện (event). Sự kiện được tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau như: Buổi tiệc, triển lãm, chương trình về văn âm nhạc, đám cưới… Trung tâm sự kiện có quy mô lớn, bao gồm cả không gian trong và ngoài trời. Để có sự kiện thành công phải kể tới các dịch vụ đi kèm như:

• Không gian sự kiện sang trọng và có cả trong nhà, ngoài trời.
• Trang trí và thiết kế sự kiện theo yêu cầu của khách hàng.
• Đầy đủ thiết bị về âm thanh, ánh sáng và kỹ thuật.
• Dịch vụ ẩm thực (buffet, đồ ăn chay, các set theo menu…)
• Nhân viên giám sát và quản lý toàn bộ sự kiện.
• Cung cấp dịch vụ về marketing, truyền thông, giao dịch tài chính… liên quan tới sự kiện.

Kinh nghiệm chọn trung tâm tổ chức sự kiện

Dưới đây là những kinh nghiệm lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn có thể tham khảo:

Xác định nhu cầu tổ chức sự kiện

Trước lựa chọn đơn vị làm sự kiện cần xác định được nhu cầu tổ chức như thế nào. Cụ thể là số lượng khách mời, loại sự kiện (giới thiệu sản phẩm, gala dinner, hội thảo…). Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu về địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện có vị trí phù hợp.

Xác định ngân sách tổ chức sự kiện

Đây là tiêu chí quan trọng khi tổ chức sự kiện và để lựa chọn được đơn vị phù hợp nhất. Trong trường hợp muốn tiết kiệm chi phí bạn có thể tham khảo những trung tâm làm sự kiện do nhà hàng hay khách sạn tổ chức. Ngược lại, khi làm sự kiện sang trọng với quy mô lớn cần chọn đơn vị uy tín và có kinh nghiệm lâu năm.

Đánh giá kinh nghiệm của trung tâm tổ chức sự kiện

Lưu ý khi chọn trung tâm tổ chức sự kiện uy tín đó là cần đánh giá được kinh nghiệm của trung tâm. Có thể tham khảo những thông tin review từ các khách hàng đã sử dụng dịch vụ trước đó hoặc qua các trang mạng xã hội, website… Cùng với những thành tựu, giải thưởng mà trung tâm đã đạt được, qua đó sẽ giúp bạn dễ dàng đánh giá được khả năng và độ uy tín của đơn vị làm sự kiện.

Tìm hiểu dịch vụ của trung tâm làm sự kiện

Khi đã xác định được nhu cầu tổ chức sự kiện, bạn cần tìm hiểu về những dịch vụ do trung tâm cung cấp gồm những gì để có lựa chọn phù hợp. Sau đó kiểm tra về cơ sở vật chất và thiết bị của trung tâm có phù hợp với nhu cầu tổ chức của bạn không gồm: Không gian sức chứa, thiết bị trình chiếu, âm thanh và ánh sáng. Cuối cùng là đánh giá xem khả năng tổ chức sự kiện của trung tâm theo các tiêu chí: Kinh nghiệm làm các sự kiện lớn, nhân viên chuyên nghiệp, mối quan hệ đối tác và cách xử lý tình huống phát sinh… 

Xem review từ khách hàng trước đó

Để đánh giá được chất lượng dịch vụ của trung tâm tổ chức sự kiện một cách toàn diện, bạn cũng nên tham khảo những đánh giá của các khách hàng đã sử dụng dịch vụ trước đó. Hình thức liên hệ là gặp gỡ trực tiếp hoặc thông qua các phương tiện online. Bên cạnh đó, cũng cần quan tâm tới cách trung tâm xử lý những phản hồi tiêu cực như thế nào. Khi đó sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về phong cách làm việc của bên tổ chức sự kiện.

So sánh giữa các trung tâm tổ chức sự kiện

So sánh giữa các bên tổ chức sự kiện mà bạn đã tìm hiểu về mức độ uy tín, kinh nghiệm, cơ sở vật chất và chi phí. Sau đó đánh giá khả năng của trung tâm về đáp ứng yêu cầu của sự kiện và xem xét các ưu, nhược điểm để có quyết định đúng đắn nhất.

Thỏa thuận và ký kết hợp đồng

Khi đã lựa chọn được trung tâm tổ chức sự kiện rồi, thì việc tiếp theo mà bạn cần làm đó là ký hợp đồng và thỏa thuận với bên tổ chức. Cần xem xét thật kỹ lưỡng về các điều khoản gồm: Thời gian, ngân sách, dịch vụ, những cam kết và điều khoản được thể hiện một cách rõ ràng trong hợp đồng. Sau đó đi đến thỏa thuận với bên trung tâm và cam kết tuân thủ đầy đủ những yêu cầu đã thống nhất trước đó.

Đánh giá và phản hồi sau sự kiện

Trong quá trình sự kiện đang diễn ra bạn cũng nên tiến hành đánh giá và thu thập những phản hồi từ các khách mời để rút kinh nghiệm trong các lần tổ chức sau. Nếu bên trung tâm tổ chức sự kiện hoàn thành công việc đúng yêu cầu, bạn sẽ tiếp tục hợp tác trong lần sau. Ngược lại nếu có quá nhiều đánh giá không tốt về bên làm sự kiện thì bạn cần cân nhắc nếu có ý định tiếp tục lựa chọn khi có nhu cầu tổ chức.

Những lưu ý khi chọn trung tâm tổ chức sự kiện

Để chọn được trung tâm làm sự kiện chuyên nghiệp và event diễn ra theo đúng quy trình đã setup trước đó, bạn cũng nên nắm rõ những lưu ý dưới đây:

• Cần đảm bảo yêu cầu và cam kết được thỏa thuận với bên tổ chức sự kiện có đầy đủ thông tin trong hợp đồng.
• Nên duy trì thông tin liên hệ với bên trung tâm làm sự kiện để được hỗ trợ trong thời gian tổ chức.
• Thu thập những phản hồi và đánh giá từ các khách mời, qua đó sẽ cải thiện được chất lượng dịch vụ cũng như tạo trải nghiệm tốt.
• Đánh giá kết quả và có những kinh nghiệm hữu ích trong những lần tổ chức sự kiện lần sau.

>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Vai trò và quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

“Bỏ túi” những kinh nghiệm hữu ích ở trên sẽ giúp bạn chọn được trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất và có event thành công hơn mong đợi!

Phương Nga