Gala Dinner là bữa tiệc được tổ chức để tri ân nhân viên, đối tác hoặc trong những sự kiện quan trọng. Nắm rõ quy trình sẽ giúp bạn tổ chức Gala Dinner một cách chuyên nghiệp và ấn tượng nhất. Cùng tìm hiểu cụ thể quy trình tổ chức dưới đây.  

Quy trình tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức Gala Dinner chuyên nghiệp sẽ bao gồm các bước sau:

Bước 1: Xác định đối tượng và mục đích tổ chức

Đầu tiên khi tổ chức bữa tiệc Gala cần xác định được mục đích là gì và đối tượng tham gia sự kiện gồm những ai. Cụ thể:

• Mục đích: Xác định mục đích của chương trình gala là gì (thành lập công ty, tri ân khách hàng, sự kiện đặc biệt…). Khi xác định được mục đích sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng chọn được thời gian, địa điểm, chương trình, lên thực đơn phù hợp nhất.
• Đối tượng tham gia: Sau khi xác định được mục đích tổ chức chương trình, bạn cũng cần nắm rõ đối tượng gồm những ai (sở thích, độ tuổi…). Để dễ dàng chọn được chủ đề, ý tưởng trang trí và những hoạt động tổ chức thu hút người tham gia.

Bước 2: Dự trù ngân sách tổ chức 

Để tổ chức tiệc Gala Dinner cần tính toán và dự trù chi phí khoản bao nhiêu, sau đó lên kế hoạch về: Địa điểm, quy mô tổ chức, trang trí, thiết kế, thực đơn… Cần phân bố đầy đủ các hạng mục chi tiêu một cách cân đối và tránh các khoản phát sinh. Tốt nhất lên lập bảng kế hoạch rõ ràng và thống kê chi tiết các mục chi phí cần thực hiện cũng như có sự dự trù để tránh chi phí phát sinh quá lớn.

Bước 3: Lên ý tưởng, concept và trang trí 

Tổ chức Gala Dinner hiệu quả thì việc lên ý tưởng và concept cho chương trình cũng là yếu tố rất quan trọng. Không cần các ý tưởng phức tạp, nhưng cần thể hiện được sự chỉn chu cũng như hoàn chỉnh cụ thể như sau:

• Ý tưởng gala phù hợp với ngân sách và tình hình thực tế để có bữa tiệc gala thành công và ấn tượng đối với khách mời cũng như nhân viên.
• Các ý tưởng trong buổi gala cần có đa dạng màu sắc và thể hiện được mục tiêu tổ chức, có sự mới lạ và hấp dẫn. Có thể khảo sát xu hướng tổ chức Gala Dinner hiện nay để chọn được ý tưởng phù hợp nhất.
• Khi xác định được chủ đề sẽ dễ dàng xác định được các vấn đề liên quan như: Trang trí, banner, backdrop… 

Bước 4: Lựa chọn địa điểm, thực đơn và thời gian 

Khi đã xác định được đối tượng, mục đích và chi phí, bước tiếp theo bạn cần lên kế hoạch cho chương trình gala một cách rõ ràng. Dưới đây là các hạng mục cần thực hiện khi lên kế hoạch tổ chức:

Địa điểm: Tùy theo vào số lượng khách mời và ý tưởng tổ chức sẽ có cách lựa chọn địa điểm phù hợp. Địa điểm tổ chức Gala Dinner cần có không gian rộng, thoáng mát và đầy đủ tiện nghi. Dưới đây là các yếu tố cần có khi lựa chọn địa điểm tổ chức:

• Quy mô và kích thước của tiệc gala đủ rộng cho khách mời tham gia.
• Có phong cách thiết kế phù hợp với ý tưởng tổ chức.
• Lựa chọn địa điểm tổ chức Gala Dinner thuận tiện khi đi lại và đảm bảo an ninh.
• Địa điểm tổ chức Gala cần có đầy đủ dịch vụ và tiện nghi về: Ánh sáng, âm thanh, ẩm thực, trang trí…
• Ngân sách tổ chức tiệc Gala Dinner phù hợp với chi phí của doanh nghiệp.

Tham khảo các địa điểm được ưa chuộng tổ chức Gala Dinner gồm: Trung tâm hội nghị, nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, không gian ngoài trời…

Thời gian tổ chức: Tùy theo vào chương trình và đối tượng tham gia sự kiện được đông đảo nhất. Thông thường tiệc gala được tổ chức vào ngày cuối tuần hoặc cuối năm.

Chọn thực đơn: Thực đơn tiệc Gala Dinner đa dạng tùy theo sở thích của khách mời tham gia. Có thể chọn thực đơn theo buffet tự chọn, theo món hoặc đồ ăn nhẹ… 

Đơn vị tổ chức: Vì bữa tiệc Gala Dinner có nhiều hạng mục khác nhau, do đó cần lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để đảm bảo chương trình được thành công nhất.

Bước 5: Lên kịch bản chi tiết cho Gala

Bước quan trọng khi tổ chức Gala Dinner đó là cần lên kịch bản một cách chi tiết và đầy đủ về các phần: Phần đón khách, khai mạc, công bố và trao thưởng, khai tiệc, trò chơi tương tác và kết thúc. Mỗi phần trong buổi gala sẽ có thời gian phân bố phù hợp với concept của chương trình.

Bước 6: Tiến hành tổ chức chương trình Gala Dinner

Dưới đây là các công việc cần thực hiện khi tiến hành tổ chức chương trình Gala Dinner: 

Trước bữa tiệc: Lên danh sách chi tiết về nội dung chương trình, thiết kế sân khấu, trang trí hội trường, chọn MC và tiết mục biểu diễn, lắp đặt âm thanh – ánh sáng, tổng duyệt và chuẩn bị thực đơn bữa tiệc.

Trong chương trình: Giám sát toàn bộ chương trình phù hợp với kế hoạch, vận hành các hạng mục theo đúng kịch bản, hỗ trợ khách mời trong toàn bộ bữa tiệc.

Sau chương trình: Dọn địa điểm tổ chức, đảm bảo trang thiết bị được đặt ở đúng vị trí và kiểm tra hóa đơn đã thanh toán đầy đủ hay chưa.

Bước 7: Hậu cần tiệc Gala Dinner

Kết thúc tiệc Gala Dinner sau khi các khách mời ra về ban tổ chức sẽ thực hiện các khâu hậu cần gồm: Dọn dẹp, sắp xếp lại trang thiết bị và rà soát các vấn đề cần xử lý.

Những lưu ý khi tổ chức chương trình Gala Dinner ấn tượng

Để tổ chức Gala Dinner ấn tượng và chuyên nghiệp bạn cũng nên nắm rõ những lưu ý dưới đây:

• Chọn MC dẫn dắt chương trình chuyên nghiệp để có thể truyền tải được thông điệp của chương trình và giảm thiểu tối đa những rủi ro có thể xảy ra.
• Lên kế hoạch rõ ràng về các hạng mục công việc để tránh bị bỏ sót, bao gồm cả những việc nhỏ nhất.
• Chuẩn bị đầy đủ về khâu tổ chức từ việc lên kế hoạch, cho tới khai thác, hậu cần.
• Xây dựng nội dung chương trình rõ ràng về kịch bản chương trình tạo điểm nhấn và thu hút khách mời tham gia.
• Chú ý kiểm tra và rà soát toàn bộ chương trình bữa tiệc được thành công, thuận lợi nhất.
• Lựa chọn đơn vị tổ chức Gala Dinner uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo chương trình được thành công.

Xem thêm: Gala dinner là gì và các loại hình phổ biến nhất hiện nay

Trên đây là quy trình tổ chức Gala Dinner ấn tượng mà bạn có thể tham khảo, hy vọng sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch tổ chức sự kiện một cách thành công nhất.

Phương Nga